Les 25 contrôles qu’un conseil syndical devrait effectuer chaque année

Le conseil syndical est un organe bénévole, renouvelé, avec des compétences variables et une disponibilité réelle souvent inférieure à ce que chacun aimerait. La solution n’est pas de tout contrôler, mais de contrôler ce qui a un effet financier ou juridique. Cette liste de vingt-cinq points est calibrée pour une copropriété de taille moyenne, en quelques journées de travail par an.

Premier trimestre — la préparation de l’assemblée générale

1. Réclamer les comptes de l’exercice précédent et vérifier qu’ils ont bien été approuvés.
2. Comparer le réalisé et le budget poste par poste, et identifier les écarts de plus de 10 %.
3. Examiner le budget prévisionnel ligne à ligne, en portant l’attention aux provisions et aux postes nouveaux.
4. Vérifier les clés de répartition par rapport au règlement de copropriété.
5. Relire le rapport de gestion et préparer les questions qui n’y ont pas répondu.
6. Vérifier la liste des contrats en cours et leurs dates de reconduction pour les douze mois à venir.
7. Recenser les travaux votés mais non réalisés, leur coût réel et leur calendrier.
8. Contrôler les assurances : celles de la copropriété et celles des copropriétaires en multitrisque, en vérifiant la cohérence des garanties et des franchises.
9. Examiner le plan des charges et des postes techniques (chauffage, eau chaude, ascenseur) : consommation réelle, pertes de charge, fuites éventuelles.

Deuxième trimestre — le suivi de l’exécution

10. Vérifier les appels de fonds : conformité au budget, régularité des montants, clé de répartition appliquée.
11. Suivre les travaux en cours : avancement réel, factures payées, conformité aux devis signés.
12. Contrôler les factures des fournisseurs et la présence des bons de commande ou des autorisations.
13. Examiner les impayés et l'état des procédures engagées (relances, mise en demeure, contentieux).
14. Vérifier la tenue des assemblées générales : convocation reçue dans les délais, questions inscrites, PV transmis.
15. Contrôler l’information des copropriétaires : mise à jour du registre, espace de consultation, affichage réglementaire.
16. Revoir les diagnostics obligatoires (DPE collectif, amiante, plomb, électricité, ascenseur, termites) et leur validité.
17. Repérer les problèmes de fonctionnement signalés par les copropriétaires : parties communes, éclairage, accès, nuisances récurrentes.

Troisième trimestre — anticiper

18. Anticiper les échéances : reconductions contractuelles, visites réglementaires, déclarations des sous-traitants.
19. Suivre les projets votés et, si nécessaire, préparer les dossiers de mise en concurrence pour l'année suivante.
20. Vérifier les provisions pour travaux : leur niveau, leur affectation dans le budget, la manière dont elles sont appelées.
21. Examiner la gestion des espaces les plus coûteux : identifier les espaces dont l'entretien est sous-financé.
22. Réunir le conseil syndical pour un bilan mi-annuel et répartir les tâches de l'année.

Quatrième trimestre — solder l’année

23. Établir le bilan du suivi de l’année : ce qui a été demandé, ce qui a été obtenu, ce qui reste en attente.
24. Préparer les questions pour l’AG suivante et les faire inscrire dans les délais réglementaires.
25. Classer et archiver les documents de l’année, pour la passation au prochain conseil syndical.

Comment utiliser cette liste sans y consacrer une journée entière

Ne cherchez pas à tout faire. Choisissez un trimestre, six points, et tenez-les. Un contrôle réalisé régulièrement vaut mieux qu’une liste parfaite relue une fois en décembre. La colonne « à faire » de l’an dernier est, à elle seule, un excellent ordre du jour pour la réunion de votre conseil syndical.

Le meilleur moment pour lire un contrat est le jour où on ne l'a pas encore signé. Le deuxième meilleur moment, c'est l'assemblée générale qui précède son échéance.